Passo a Passo para uma implementação bem sucedida de um Sistema

Até mesmo os gestores já bem treinados em implementações de Sistemas podem se deparar com problemas sérios e inesperados. Um caso famoso é o da HP, nos EUA. A empresa, que mantinha uma unidade de consultoria para SAP, teve uma falha de implementação do Sistema da mesma fabricante que custou uma queda de 400 milhões de dólares no faturamento de um terceiro trimestre. De acordo com um registro do site inglês Register.co.uk a falha obrigou funcionários da HP a etiquetarem manualmente remessas de equipamentos em quantidades absurdas. Além disso, executivos de alto escalão foram forçados a dedicar tempo para aprovar ordens de urgência de 50 dólares. Sem sistema operante, essa era a única forma.

Como muitos analistas apontam, não importa quão bom você seja, projetos de implementação de Sistemas são difíceis e ponto. O alinhamento das necessidades do cliente, do fornecedor de software e do integrador que faz a implementação da ferramenta é uma tríade complexa, cuja natureza dinâmica requer que todos os envolvidos, principalmente os clientes, monitore com muito cuidado e respondam de imediato a qualquer problema que ocorra.

Analistas e consultores possuem consenso sobre alguns pontos fundamentais para não ter problemas:

  • Defina completamente o projeto: Entenda o que a área de negócios precisa fazer antes, durante e depois dos projetos. Dentre as atividades que precedem um projeto estão migrações  para novos sistemas, documentação de processos de negócios e limpeza de dados.

As falhas em fornecer dados limpos podem ser custosas. Em 2008, as ruas de Los Angeles foram tomadas por protestos na falha em um projeto de folhas de pagamentos que levaram  a problemas nos salário de alguns professores. Alguns receberam mais, outros menos e alguns simplesmente não foram pagos. Foi apurado, posteriormente, que um banco de dados sujo e bagunçado tornou impossível coletar exatamente as informações sobre salários após uma migração. Segundo analistas, isso não aconteceria se os responsáveis tivessem respondido a todas as questões essenciais antes do ínicio do projeto.

  • Escolha o fornecedor com cuidado: Bergen recomenda que as companhias que não possuam experiência basta com esses projetos contratem consultores sem qualquer vínculo com fornecedores ou potenciais integradores. Este tipo de profissional vai observar a empresa e aconselhar as melhores soluções, além de facilitar o diálogo entre cliente, integradores e fornecedores.
  • Escolha o integrador com cuidado: Normalmente, o integrador é quem traz o fornecedor, então o conselho anterior é ainda mais crítico nas escolha do integrador. Entreviste a equipe sênior, analise currículos dos participantes no processo e tenha a certeza que está lidando com profissionais experientes no seu segmento.
  • Forme uma equipe consistente para supervisionar o projeto: Hatch afirma que essa equipe deve incluir o CEO, o CIO, os líderes de negócio afetadas, o líder de gestão de projetos  (que pode ser um conselheiro externo), e qualquer stakeholder diretamente envolvido. Segundo Ross Wainwright, vice-presidente de serviços profissionais da SAP América do Norte, a integração de executivos de negócios na equipe crucial para o sucesso. “A implementação de um Sistema é um processo de negócios, não de IT”, analisa.

As principais práticas sugeridas pela SAP na condução de projetos tem foco na equipe. A chave é ter autoridade em duas áreas importantes: rejeição (ou aprovação) de requisitos para definição de escopo e contatos constantes com integrador para esclarecer e resolver atrasos, problemas na condução dos projetos e problemas de orçamento. Sem essas autoridades, a falha é eminente.

  • Gerencie o projeto ativamente: Projetos de Sistemas são quase sempre longos. Nesse contexto, não é raro que o gestor tenha lapsos de atenção sobre eles. No entanto, o sucesso reside nos detalhes, razão pela qual os membros das equipes devem dar constantes atualizações sobre os progressos e os problemas do projeto. Se um problema sério surge, os membros da equipe de supervisão devem intervir e tomar decisões. A equipe inteira deve se encontrar ao menos uma vez, segundo Hatch. Para Wainright, todas as linhas do projeto devem estar claras e bem compreendidas.
  • Entenda o impacto sobre os negócios: Os projetos de implementação de sistemas geralmente tem profundos impactos em muitas atividades internas da companhia. É por isso que o efeito de grandes projetos devem ser entendidos e planejados desde o começo, de acordo com a líder da consultoria de desenvolvimento organizacional Stylus Group, Pam Daniels. “Gestão de mudanças é uma prática fundamental que deve acompanhar a implementação do Sistema desde o ínicio até o final. Uma falha na gestão de mudanças pode fazer com que os usuários resistam ao novo software ou o utilizem minimamente. Dessa forma, os benefícios do projeto são reduzidos, mesmo que haja um sucesso técnico” , analisa.
  • Cuide bem da metodologia de treinamento: Uma das formas mais fáceis de levar o projeto ao fracasso ou diminuir o retorno sobre o investimento é oferecer treino insuficiente para os usuários do novo software. No modelo mais comum de treinamento, o integrador escreve uma documentação das várias partes personalizadas do pacotee e então instruir uma equipe de treinamento, que vai repassar o conhecimento para os usuários. Mas de acordo com especialista em treinamento SAP, Jennifer Jackson, esse modelo tende ao fracasso se a equipe de treinamento do cliente não for boa.

fonte: www.computerworld.com.br