Mapeamento de Processos a nível de Requisitos de Negócio como à Seleção e Implantação de Sistemas

Em um mercado competitivo e dinâmico, como vivemos hoje, os Sistemas de Gestão se tornaram primordiais para aquelas empresas que querem manter seus negócios em constante evolução. A modernização dos sistemas é um fato inevitável, correndo o risco de caírem na obsolescência e serem desativados, caso não se concebam as novas tecnologias disponíveis.

Fontes relacionadas ao Gartner Group afirmam que atualmente a segunda maior prioridade dos executivos de tecnologias é implementar ou atualizar seu sistema de gestão. Elas acreditam que esse cenário não deve mudar, pelo menos, até 2012.

Pesquisa realizada entre 2009 e 2010 com 500 executivos de multinacionais, perguntou o seguinte:

Esses fatos, tem gerado muitas discussões, entre especialistas, empresários e pesquisadores buscando explicações para casos de sucesso e de insucessos na implementação desses sistemas. Dentre os fatores críticos de sucesso apontados encontra-se a seleção criteriosa do sistema .

Sistemas de Gestão custam milhares de reais e precisam ser selecionados criteriosamente para que na implementação não se torne um pesadelo.  Como podemos perceber, a seleção de sistemas de gestão é de alto risco para as empresas.

Um processo de seleção de sistemas visa, fundamentalmente, analisar aos requisitos de negócio da organização e identificar como o sistema pode contribuir para a solução dos problemas corporativos.

Com os processos mapeados, teremos uma visão da situação atual e análise da situação proposta, a qual irá nos apresentar seus gap’s, problemas e necessidades de melhoria onde sua resultante serão os requisitos necessários para análise de uma solução ideal para a empresa.

Com um mapeamento de processos adequado e uma boa documentação de requisitos é possível obter:

• principais premissas definidas pelo negócio para a definição da solução;
• restrições colocadas pelas áreas de negócio tanto para a solução quanto para os processos;
• entendimento de problemas e necessidades  das áreas de negócio;
• documento único e padrão de avaliação dos fornecedores;
• decisão compra base em necessidades e não em desejos.

Pós implantação ainda poderemos ter:

• índice de uso do sistema dentro dos processos de negócio
• índice real de aderência do sistema aos processos de negócio

Muitos tendem a achar que os custos com documentação aumentam os custos dos projetos, porem sabemos que o volume de horas gastas em documentações redundantes e incompletas e em reuniões repetitivas e sem objetivo, são de longe muito superiores a uma documentação organizada e planejada. Números podem comprovar que é nos países onde a educação e a pratica no tema são aplicados, que se obtêm os melhores índices de sucesso em implementação de sistemas.